物业管理员如何建立用户档案

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• 153****2010

  1、由售楼公司的入伙引导员陪同业主到开发商处办理手续，并提醒业主带齐所有证件和资料。
  ⑴确认业主身份：办理交房的业主须持《入伙手续通知书》（附件1）、业主身份证及复印件、业主户口本及复印件、外地人须持暂住证及复印件、购房外批单、业主委托他人办理手续受托人须持“业主委托书”及代理人身份证和复印件、《商品房买卖合同》及复印件、购房全款发票或其他付款凭证到开发商的销售部或客户服务部，确认业主入住资格。需办理小区停车证的需出据本人驾驶证及行车证。
  ⑵交纳相关费用：业主到开发商的财务部交纳房屋尾款、各项契税及其他费用。
  ⑶以上两项确认后，经办人应在“入伙手续书”上签字盖章。
  2、由物业公司的3名保安人员接手并陪同业主到物业管理公司办理手续。收取业主的《商品房买卖合同》复印件（部分内容）、身份证复印件、“业主委托书”及受托人的身份证复印件。
  3、3名管理人员分别填写“居民家庭情况登记表”并领取《业户手册》、《北京市商品住宅公人维修基金分户卡》，签署《前期物业管理协议》、《房屋使用、管理、维修公约》之承诺书。
  4、业主持物业公司物业部签字转来的《长桥园入伙流程表》（附件2）到物业公司财务部交纳相关费用见“业主收费清单”（附件3）。
  5、业主持物业公司财务部（4名财务人员）签字转来的《长桥园入伙流程表》到物业公司工程部办理相关手续：
  ①、物业公司保安部（保安人员1名）将业主房间钥匙发放给业主，并由业主签署《钥匙交接单》、签署《备用钥匙管理协议》、《入伙手续书》及《长桥原办理入住流程表》并封存备用钥匙一把，以便物业工程部对业主房间内的各项设备设施进行维修、调试。同时工程部人员为业主发放钥匙、水、电、天然气IC卡及信报箱钥匙。
  ②、验房：由物业工程部（分为6个验房小组，1名工程部调度人员全盘调度）人员陪同业主到业主所购房屋，对房屋内结构、设备设施及各种五金配件进行验收，并将房屋验收状况和各表底数填写在《房屋设备验收交接表》内，同时在该表上业主及物业陪同验房人员签字确认。如有申报及维修事宜，可将业主所填写的《房屋设备验收交接表》中的问题于当日报承建方返修。
  6、业主办完所有手续或在办理入伙手续过程当中，如对物业有任何疑问，可随时向客务管理员提出，由入伙引导员将业主引导致物业现场办公咨询处进行答疑。
  7、如业主进行二次装修，由物业公司工程部审定施工方案及施工图，同时与装修施工单位、业主签署《房屋施工管理协议》和《施工保洁责任书》，由物业工程部签发《施工许可证》。
  8、物业公司、开发商及承建方协调事项
  ⑴办理入伙结束当日，物业公司各部门将当天情况进行通报、汇总，建立已办理入伙业主的管理档案。
  ⑵对于业主提出的房间须返修的内容，报承建方返修，对房间返修量较大的单元特别报开发商及承建方，给与关注。
  ⑶对于已下发的返修单，物业公司派专人跟进返修事宜，并将返修情况及时告知业主。

  查看全文↓ 2018-07-13 23:05:58
• 137****3520

  一、物业管理公司档案管理规定：
  1．公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。
  2．有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。
  3．物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。
  4．物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。
  5．物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。
  6．物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。
  7．因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。
  8．公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。
  9．物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。
  二、物业管理公司管理保密规定：
  1．在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。
  2．业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。
  3．物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务
  4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。
  5．公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级别人员可借阅（须办理借阅手续），每次限时一周。实行借阅目的为指引员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。
  6．发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。
  7．员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，主动为公司及业主保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。
  8．员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的，公司将按员工守则有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。
  三．物业管理公司档案资料：
  1、物业管理公司验收档案：
  1）土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）；
  2）设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件；
  3）机电设备保养合约；
  4）公共区域设施设备验收记录（管理公司）；
  5）公共区域设施设备移交记录（发展商、承包商与管理公司）；
  6）单元验收及移交记录（承包商、业主与管理公司）；
  2、物业管理公司二次装修档案：
  1）用户单元二次装修图则及审批手续；
  2）二次装修期间管理处监督检查资料；
  3、业户资料：
  1）入伙情况记录；
  2）业主（租户）情况登记（包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等）；
  4、物业管理公司管理文本汇编：
  1）管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册；
  2）物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等；
  3）物业管理公司各项管理分包合约；
  5、物业管理公司设备维修保养类：
  1）各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施；
  2）各类设施设备有独立的维修档案，及日常巡检维修记录；
  3）主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录；
  4）物业管理处有用户维修保修单，维修后应有回访记录；
  6、物业管理公司设施设备检测类：
  1）变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录；
  2）电梯要有劳动部门合格证书及年检报告；
  3）生活水箱要定期清洗并存记录，清洗后要有卫生部门水质检测报告，清洗工作应有有效体检证明；
  4）避雷系统要有定期检测报告；
  5）应有定期沉降检测报告；
  6）消防泵、管道应有定期试机及换水记录，烟感及温感探头应有定期测试工作记录；
  7）其它设施设备检测记录资料；
  7、物业管理公司物业管理处运作类：
  1）正式文件应用电脑打印操作，并有规定的电脑档号及存档目录记录；
  2）物业管理公司管理费收缴情况
  3）物业管理公司管理费财务报告
  4）物业管理公司物业管理处运作报告；
  物业管理公司物业管理处会议记录（包括内部会议及与发展商或业主委 员会的会议）
  *物业管理公司物业管理处值班记录
  *保安值班记录
  *设备值班与巡检记录
  *管理工作计划与报告
  *工程设备管理计划与报告
  *物业管理公司物业管理处往来信函
  *用户报修与投诉处理记录
  *承包商维修或保养工作情况记录

  查看全文↓ 2018-07-13 23:05:18
• 146****5158

  　业主主要向物业服务企业提供证明自己的业主身份材料、装修公司的资质、装修图纸（水电图纸）；各物业项目的物业服务公司的要求可能也不一样，所以自己房子装修，还需要详细咨询自己小区的物业公司；
  　　物业服务公司的目的主要是监管装修不破坏公共部位。
  　　相关法律条文：第四十四条　物业服务企业可以根据业主的委托提供物业服务合同约定以外的服务项目，服务报酬由双方约定。

  查看全文↓ 2018-07-13 23:04:57

相关问题

• 问  如何当物业管理员
  答

  1、在物业管理部主任领导下，具体行使管理、监督、协调服务的职能。 2、负责管理公司清洁、绿化、治安、维修、接待、回访等项服务工作。 3、全面掌握区域物业公共设施、设备的使用过程。 4、协调主任送发物业管理方面的文件。 5、参加主任主持的部门例会，总结当月工作，制订下月计划。 6、负责发现运作中不合格的服务项目，进行跟踪、验证，处理业户投诉。 7、收集有价值的物业信息，为推动公司物业管理工作的发展出谋划策。 8、负责公司业户接待工作，做到仪表端庄、态度和蔼、热情大方、反应敏捷、处事稳健。 9、负责为业户办理入伙、入住、装修手续。 10、按接待来访规定，做好来访登记，对电话预约的来访要及时通知有关领导或部门，对突然来访者，要报告有关领导或部门后，再约时间接待。 11、负责接待及处理业户咨询、投诉工作，并定期进行回访。 12、负责为公司业户商务、票务收发等项服务工作。 13、完成办公室临时交办的工作。作好这些才能成为一个合格的物业管理员

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• 问  如何做好物业管理员
  答

  首先告诉你，我是一个物业经理，从我的角度谈物业管理员。　　1、物业管理是一种典型的服务行业，一年365天没有一天可以清闲的，当然不是让每个人365天不休息，工作是会合理分工和安排休息的。我是说，你要从事这个行业，要有心理准备，别的行业有淡旺季，物业管理行业没有，天天都有事做。要有思想准备和。　　2、物业管理员真正的概念是从事物业管理的综合业务管理，如：客服管理和前台客服、工程设施设备管理、保安保洁绿化管理等。因为，物业的概念是“已建成并具有使用功能的各类供居住和非居住的房屋；和居住相配套的设备和市政、公用设施；共有物权和相邻的场地、庭院、停车场、小区通道路。　　作为物业管理员就要应对这些内容开展工作，而不是单一的文员、客服、保安、保洁或绿化工、设施维修工。所以，我给你的解释有点综合，但是为了让你定位清楚概念。　　3、怎样学好做物业管理员？学做很容易，但掌握很不容易。我觉得不是“学好”做物业管理员，而是下功夫做到：做一名合格的物业管理员。办法是：　　1、加强学习，物业管理虽然技术含量不高，但它是由很多知识和法规内容在里面。如：物业管理条例、物权法、收费办法、客户服务流程、客户投诉管理，员工作业指导书、设备设施运行、维护保养、管理，供暖管理、水电管理、公共秩序管理、安防和消费管理等等。这些内容对于一个初入门者，感觉太综合，一个人不可能全会。是的，但你既然想从事这个行业，就要有信心做好，将来做经理，当老总。那么就要了解和掌握上面的知识内容。　　2、万物开头难，只要你下了决心，我相信你一定能掌握行业的知识和法规内容，掌握不难，难的是运用，特别是也业主的交流沟通，让他们信任你、与你合作，需要磨合，千万不要被偶然的一次打击，给泼上一盆冷水，失去信心，撂挑子不干了，我上面的话就等于白说了。更并说还想和你继续的探讨。

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• 问 哪有物业管理员培训
  答

  根据垃圾分类管理规定，物业处理垃圾按三类划分：生活垃圾厨余垃圾其它垃圾装修垃圾属于建筑垃圾类，不属于日常垃圾分类范畴

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  你好!这类情况是很常见的,对物业来说**难处理,不去处理,被堵的居民说物业不为其维修,去处理楼下的居民就会很不情愿,不是找出种种理由,就是说装修等损坏要物业负责!所以,发生这类情况,个人觉的**好的方法,把楼上,楼下的居民一起约到物业,或物业陪同楼上居民一起去楼下居民家,3方当面协调维修办法,楼下居民要保证损坏赔偿,让其向楼上居民提出,他们双方协商好你们物业在维修,省得出问题居民都找物业!因为他们的堵塞情况的发生是在交房验收后的,户内下水道堵塞是其使用不当造成的,所以,物业有义务为其维修,但费用因由其自己承担,因维修对邻居间造成的损害也应有其承担!

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• 问  物业管理员该如何防范如盗窃
  答

  控制小区盗窃案件的防范方案：1、加强对小区大门岗的门禁制度，对出入人员进行检查，对非本小区业主和车辆，进行登记管理。2、加强小区的保安防控，加强巡逻检查，发现可疑人员和携带的物品，进行盘查。3、对进入小区的车辆可以进行发卡管理，进门发卡，出门收卡，对于进入小区的货车必须申报。4、加强技防措施，安装监控和对围墙安装红外报警系统。5、加强业主的防盗安全意识宣传，成立小区的安全组织，发动小区业主参与安全防范工作。6、加强保安队伍的教育和培训，让保安员熟练掌握保安相关的知识和业务技能。7、做好小区的防火，防盗，防破坏、防事故等安全防范工作。

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